Informativa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE n. 679 del Parlamento Europeo (GDPR) – COMUNICAZIONE

(ULTIMO AGGIORNAMENTO: OTTOBRE 2020)

OGGETTO E FINALITÁ

Nel rispetto delle disposizioni di cui all’art. 13 del Regolamento UE n. 679 (GDPR) del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (di seguito il “Regolamento”) e del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (di seguito il “Codice Privacy”), la presente Informativa è volta ad illustrare la policy adottata da parte di ORPEA ITALIA S.p.A. con sede in Via San Donato 97, 10144 Torino in materia di trattamento dei dati personali finalizzato alla gestione della comunicazione del Gruppo, ovvero di ORPEA ITALIA S.p.A. e/o di tutte le società collegate, con particolare riferimento all’invio di materiale informativo o alla realizzazione di Eventi e Convegni, con lo scopo di rendere note ai soggetti interessati le modalità secondo le quali i loro dati personali verranno trattati nonché per consentire loro un esercizio consapevole dei diritti spettanti sul trattamento dei dati personali comunicati.

I PRINCIPALI INTERLOCUTORI DELL’INTERESSATO

Il Titolare di tale attività di trattamento è ORPEA ITALIA S.p.A.
Di seguito si riportano i dati di contatto del Titolare: orpeaitalia@lamiapec.it.
Presso la Struttura, il rappresentante del Titolare è il Direttore di Struttura.
È opportuno rivolgersi al Direttore di Struttura per qualsiasi richiesta di ulteriore informazione, chiarimento o per qualsiasi dubbio o problema rilevato da parte dell’interessato.
Il Responsabile della Protezione dei dati (DPO) è contattabile al seguente indirizzo di posta elettronica: dpo-it@orpea.it.
ORPEA ITALIA S.p.A. si avvale soltanto di collaboratori/fornitori esterni che la coadiuvano nella gestione dei vari servizi i quali, a loro volta, trattano i dati personali di cui vengono a conoscenza per l’attività commissionata in conformità con la normativa vigente in materia di trattamento dei dati personali e che sono dunque nominati Responsabili del Trattamento dei dati personali (in quanto trattano tali dati per conto di ORPEA ITALIA S.p.A. con modalità e finalità stabilite da ORPEA ITALIA S.p.A.).

I PRINCIPI APPLICATI AL TRATTAMENTO DEI DATI

Le informazioni ed i dati raccolti riguardano:

  • le Persone che ORPEA ITALIA S.p.A. desidera invitare a Eventi, Manifestazioni e Convegni
  • le Persone che desiderano iscriversi agli Eventi e che, per tale ragione, prendono contatto, direttamente o indirettamente, con il Servizio Comunicazione ORPEA ITALIA S.p.A.
  • le Persone a cui ORPEA ITALIA S.p.A. desidera inviare materiale informativo e/o promozionale

Tali informazioni possono dunque essere fornite:

  • direttamente dall’interessato
  • dal provider, in caso di Eventi formativi accreditati
  • dalla Struttura sede dell’Evento
  • dall’elenco telefonico e/o da pubblici elenchi accessibili via internet

Essi sono oggetto di trattamento nel rispetto delle disposizioni di legge e degli obblighi di riservatezza che ispirano l’attività di ORPEA ITALIA S.p.A.. I dati personali raccolti sono trattati in modo lecito, corretto e trasparente.

ORPEA ITALIA S.p.A. garantisce altresì il proprio impegno costante ad assicurarne:

  • l’esattezza, adottando misure per cancellare o rettificare tempestivamente dati inesatti
  • una conservazione sicura e protetta e per un periodo non superiore a quello necessario per gli scopi del trattamento

ORPEA ITALIA S.p.A. ha attuato idonee misure di informazione dei dipendenti e collaboratori in merito all’impegno alla riservatezza e alla necessità di garantire un adeguato obbligo legale di riservatezza.

LE FINALITÁ DEI TRATTAMENTI EFFETTUATI

Il trattamento dei dati personali degli interessati da parte del Servizio Comunicazione ORPEA ITALIA S.p.A. avviene per le seguenti finalità:

  • gestire l’organizzazione e la realizzazione di Eventi, Manifestazioni e Convegni
  • gestire la comunicazione di materiale informativo e/o pubblicitario e/o di Eventi promossi e/o sponsorizzati dal Titolare del trattamento, previo consenso dell’interessato
  • gestire anagrafica, indirizzari, previo consenso dell’interessato
  • gestire la fatturazione
  • effettuare calcoli statistici interni, volti ad alimentare il sistema di acquisizione delle conoscenze del pubblico, necessari alla verifica, al miglioramento e quindi alla progettazione di un servizio sempre più efficiente ed adeguato alla domanda
  • realizzare materiale divulgativo e pubblicitario, previo consenso dell’interessato

Qualsiasi trattamento effettuato per finalità diverse rispetto a quelle sopra indicate sarà oggetto di una specifica ulteriore informazione e, ove previsto dal Regolamento, di una specifica richiesta di consenso al trattamento dell’interessato.

LE CATEGORIE DEI DATI TRATTATI

Nell’espletamento delle attività volte a perseguire le finalità di cui sopra, ORPEA ITALIA S.p.A. tratta alcuni dati personali delle persone fisiche che partecipano ad Eventi e/o Convegni in qualità di invitati, iscritti o relatori, nonché delle persone destinatarie di materiale informativo e/o pubblicitario quali:

  • dati anagrafici identificativi (nome e cognome)
  • dati di contatto (indirizzo, recapito telefonico, indirizzo e-mail)
  • dati relativi al titolo di studio e alla situazione lavorativa (titolo, professione, collocazione)
  • CV e CF/P.IVA (nel caso dei Relatori)

LA BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati personali forniti direttamente dall’interessato, dal provider in caso di Eventi formativi accreditati, dalla Struttura sede dell’Evento o ottenuti a partire dall’elenco telefonico e/o da pubblici elenchi accessibili via internet viene svolto da ORPEA ITALIA S.p.A. in modo lecito ai sensi dell’art. 6 paragrafo 1 lettera a) del Regolamento (“l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità”).

LA NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DEL RIFIUTO

Il conferimento dei dati da parte dell’interessato è facoltativo e basato sul consenso riguardo alle sopraindicate finalità di marketing e comunicazione, ed un suo eventuale rifiuto al trattamento non compromette la prosecuzione del rapporto o la congruità del trattamento stesso.

Il conferimento dei dati è invece obbligatorio per tutto quanto è richiesto dagli obblighi legali e contrattuali inerenti la partecipazione a Convegni, in qualità di relatore o come partecipante, e pertanto l’eventuale rifiuto a fornirli in tutto o in parte, così come una comunicazione errata di una o più informazioni obbligatorie, può dar luogo all’impossibilità per il Titolare di dare esecuzione al contratto o di svolgere correttamente tutti gli adempimenti, quali quelli di natura economica, fiscale e assicurativa, connessi al rapporto contrattuale.

LE MODALITA’ E LA DURATA DEL TRATTAMENTO

I dati personali sono trattati con strumenti manuali ed automatizzati, organizzati secondo criteri strettamente correlati alle finalità stesse, protetti da misure di sicurezza adeguate (ai fini di prevenire la perdita di dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati) e conservati per il tempo strettamente necessario per conseguire le finalità per le quali essi sono trattati, nel rispetto degli obblighi dettati dalla normativa vigente e nel rispetto dei principi di liceità, limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati ai sensi dell’art. 5 del Regolamento.

Tali tempi di conservazione sono limitati al tempo strettamente necessario per conseguire le finalità per le quali essi sono trattati, variano a seconda del tipo di dato fornito e delle modalità di archiviazione dello stesso, sono specificamente individuati nel Registro tenuto dal Titolare del trattamento e, comunque, non superano il termine di due anni a partire dalla data in cui è stato prestato il consenso.

Nel caso di trattamento dei dati per le finalità legate all’accertamento, all’esercizio o alla difesa di un diritto in sede giudiziaria, i dati sono inseriti in un archivio storico e conservati per tutta la durata del contenzioso, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione.

I POSSIBILI DESTINATARI DEI DATI TRATTATI

I dati personali acquisiti da parte di ORPEA ITALIA S.p.A. nell’ambito della gestione della Comunicazione del Gruppo potranno essere comunicati o resi disponibili del tutto o in parte alle seguenti principali categorie di destinatari:

  • Direzione Generale ORPEA ITALIA e Direzione Generale Groupe ORPEA, per motivi relativi al controllo di gestione del gruppo imprenditoriale, oppure per motivi attinenti al controllo della qualità dell’operato delle Strutture e/o dei servizi facenti capo al Gruppo al solo fine di verificare l’adeguatezza della tracciabilità effettuata e la corretta applicazione delle procedure operative in atto
  • Servizio Comunicazione ORPEA ITALIA
  • fornitori terzi che coadiuvano e forniscono supporto ad ORPEA ITALIA S.p.A. nell’erogazione e/o gestione dei servizi
  • soggetti che possono accedere ai dati in forza di disposizione di legge, di Regolamento o di normativa comunitaria, nei limiti previsti da tali norme

Tutte le comunicazioni sopra descritte sono limitate ai soli dati necessari al soggetto destinatario per l’espletamento dei propri compiti e/o per il raggiungimento dei fini connessi alla comunicazione stessa.
In nessun caso i dati personali saranno diffusi.

I SOGGETTI AUTORIZZATI AL TRATTAMENTO DEI DATI

Nella gestione dei dati dell’interessato, questi potranno essere trattati dalle seguenti categorie di autorizzati e/o Responsabili individuati per iscritto ed ai quali sono state date specifiche istruzioni scritte:

  • dipendenti del Servizio dedicato alla comunicazione, alla contabilità e alla fatturazione
  • addetti alla manutenzione dei sistemi informatici a cui sono conferiti i compiti di garantire la funzionalità dei sistemi, la sicurezza dei dati e le operazioni di backup
  • Direzione e personale addetto della Struttura ORPEA sede dell’Evento e/o oggetto della comunicazione
  • Direzione e personale addetto della Struttura sede dell’Evento e/o oggetto della comunicazione appartenente a società collegata o afferente ad ORPEA Italia S.p.A., e nominata all’uopo Responsabile del Trattamento.

IL TRASFERIMENTO ALL’ESTERO DEI DATI PERSONALI

I dati personali acquisiti da parte di ORPEA ITALIA S.p.A. non sono trasferiti presso destinatari situati all’esterno dell’Unione Europea.

I DIRITTI DELL’INTERESSATO

L’interessato ha il diritto di chiedere, in qualunque momento, le informazioni relative ai suoi dati personali, ed in particolare può esercitare il:

  • diritto di accesso ai dati e alle informazioni, come previsto dall’art. 15 del Regolamento
  • diritto di rettifica o di cancellazione dei dati, secondo quanto statuito dagli artt. 16 e 17 del Regolamento
  • diritto di richiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 del Regolamento nonché la portabilità dei propri dati, nei casi previsti dall’art. 20 del Regolamento
  • diritto di non essere sottoposto ad una decisione che includa una misura che sia basata unicamente sul trattamento automatizzato (compresa la profilazione), che produca effetti giuridici che La riguardano che incida in modo analogo significativamente sulla Sua persona, secondo quanto statuito dall’art. 22 del Regolamento
  • diritto di revocare, in qualsiasi momento, il consenso già rilasciato, senza inoltre pregiudicare la liceità del trattamento effettuata prima della revoca del consenso stesso, secondo quanto statuito dall’art. 13 del Regolamento
  • diritto di gestione post mortem dei diritti suesposti, come previsto dall’art. 2 terdecies del Codice Privacy

Se l’interessato desidera esercitare i propri diritti e/o ricevere le informazioni che lo riguardano, dovrà quindi indirizzare la propria richiesta per posta a: ORPEA ITALIA S.p.A. – PRIVACY, via Carlo Angela 1, 10077 San Maurizio Canavese (TO), oppure tramite email da inviarsi al seguente indirizzo di posta elettronica: privacy.orpeaitalia@orpea.it, specificando la richiesta e fornendo le informazioni necessarie alla sua identificazione (allegando copia del documento di identità). ORPEA ITALIA S.p.A. riscontrerà la richiesta entro il termine di 1 mese dalla data di ricezione della richiesta stessa.

L’interessato ha sempre diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo competente (Garante per la Protezione dei Dati Personali), ai sensi dell’art. 77 del Regolamento, qualora ritenga che il trattamento dei suoi dati sia contrario alla normativa in vigore.